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Asesoría fiscal
Todos los empresarios están obligados a llevar una contabilidad ordenada cronológicamente que permita llevar el seguimiento de su actividad comercial y a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Para ello existen los libros contables regulados por el Código de Comercio y en los que se recoge toda la información financiera y económica de la empresa. En este artículo de MATION hablamos sobre ellos.

¿Qué son los libros contables?


Los libros contables son documentos e informes que se obtienen de la contabilidad de una empresa o sociedad mercantil durante un período de tiempo determinado y que se han de legalizar en los tiempos previstos por la normativa con el objetivo de sellarlos y que no se puedan modificar posteriormente.  

Las personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades están obligadas a llevar la contabilidad, deben legalizar sus libros contables y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del lugar del domicilio de la empresa.

En cambio, las personas físicas y autónomos en régimen de Estimación directa normal o simplificada no deben llevar la contabilidad y no están obligadas a legalizar los libros contables ni a presentar las cuentas anuales.

Estos libros se deben conservar durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

El plazo de presentación de los libros contables obligatorios es de 4 meses desde el cierre de su ejercicio contable. Así pues, si una empresa finaliza su año contable el 31 de diciembre tiene como plazo máximo el 30 de abril para presentarlos 

Con la nueva Ley 14/2013 se estableció, como requisito, presentar y legalizar los libros obligatorios de manera telemática en el Registro Mercantil a través de la página del Colegio de Registradores.

Para ello es necesario tener una firma electrónica, registrarte como usuario del Registro Mercantil y contar con el programa Legalia que se puede descargar gratuitamente desde la página web.


Tipos de libros contables


Hay dos tipos de libros, los que son obligatorios y los voluntarios. Veamos ahora detenidamente qué se recoge en cada uno de ellos.


Libros contables obligatorios

Los libros obligatorios son aquellos, que por ley, se deben legalizar a traves del Registro Mercantil para hacer públicas sus cuentas. 

  • Libro Diario y Libro de Inventario
Es el libro donde se registran todas las operaciones diarias de la empresa ordenadas de manera cronológica. Cada registro es un asiento contable, y éstos supondrán una modificación en las cuentas de la empresa ya sea en los ingresos, gastos o patrimonio neto.

Deberá estar sellado en todas sus páginas y presentado en el Registro Mercantil a través del portal online mencionado anteriormente. Estos datos serán posteriormente trasladados al Diario Mayor, donde se plasmará la información separada por cuentas.

  • Cuentas Anuales
Las cuentas anuales se presentarán al cerrar el ejercicio, una vez al año, y en ellas consta:

  1. El balance, donde figuran el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
  2. La cuenta de pérdidas y ganancias donde se refleja el resultado del ejercicio, separando los ingresos y pérdidas.
  3. Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
  4. Un estado de flujos de efectivo, donde se detallan los cobros y los pagos realizados por la empresa
  5. La memoria, amplía y completa la información de los demás documentos.
Deberán ser firmadas por el propio empresario, si se trata de una persona física, por todos los socios y por todos los administradores de las sociedades.

Están obligados a presentar dichas cuentas las Sociedades de Responsabilidad Limitada, las Sociedades Anónimas, las Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los Fondos de Pensiones y en general aquella empresa que esté en la obligación de hacer públicas sus cuentas. 


Libros contables voluntarios

Estos libros, pese a no ser obligatorios, sirven de apoyo para llevar una contabilidad de la empresa por lo que muchas veces conviene tenerlos en cuenta.  Dependiendo del tipo de negocio que tengas, te convendrá un libro u otro. A continuación detallamos los libros voluntarios más comunes.

  • Libro Mayor
Se trata de un documento en el que se refleja a simple vista los movimientos de cada una de las cuentas de la empresa con el fin de poder conocer el saldo de la sociedad. Es decir se reflejarán todos los movimientos expuestos en el Libro Diario de manera que exista un “Debe” y un “Haber”.

  • Libro auxiliar de Movimientos 
Los libros auxiliares son opcionales y facilitan la recopilación de datos financieros y económicos de la empresa. Como por ejemplo: 

  1. Libro de Caja. En este libro se plasma el control de entradas y salidas del efectivo.
  2. Libro de Clientes. En él se anotan las cuentas de cada cliente, concluyendo si es deudor o acreedor.
  3. Libro de Proveedores. Se anotan las cuentas de cada proveedor, incluyendo los movimientos de “Debe” y “Haber”.
  4. Libro de Banco. Se anotan los movimientos que se realizan en cada cuenta bancaria, incluyendo los pagos e ingresos. 
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