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Asesoría fiscal

La figura del oficial de cumplimiento (o compliance officer en su denominación en inglés, bastante extendida y aceptada) viene del sector farmacéutico y de mercados financieros con regulaciones minuciosas y complejas. En estos ámbitos, con normativas muy extensas en lo genérico y con amplitud de matizaciones en su implantación zonal, se vio la necesidad de contar con expertos que vigilaran el cumplimiento de estas normativas sin perder de vista los objetivos de cada empresa. Un compliance officer necesita, por tanto, un conocimiento intuitivo de los objetivos y la cultura de una empresa, así como de la industria en general y el derecho comercial que regula las actividades de esa empresa. En este artículo de MATION hablamos sobre ello.

Compliance officer, ¿qué es y funciones?

El papel de un compliance officer es asegurarse de que una empresa lleve a cabo sus negocios en total cumplimiento con todas las leyes y regulaciones nacionales e internacionales que pertenecen a su industria en particular, así como con los estándares profesionales y de los acuerdos de buenas prácticas y las normas internas.

Hay un componente ético y un componente pragmático en el cumplimiento de esta función.

Es un rol que es crucial para ayudar a las organizaciones a administrar el riesgo, mantener una reputación positiva y evitar demandas.

Los oficiales de cumplimiento deben, por tanto, tener un conocimiento profundo de las regulaciones que afectan a la generación y comercialización del área objeto de su sector; y, a la vez, tener muy claros los objetivos y la política de su empresa. Están encargados no solo de mantener los tratos comerciales de una empresa éticamente sólidos y legalmente prístinos, sino de educar a toda la empresa e instituir prácticas que garanticen el mayor nivel posible de cumplimiento.

Niveles de responsabilidad y funciones del Compliance 

Los oficiales de cumplimiento, que se encuentran con mayor frecuencia en la atención médica y la banca, son un componente importante del gobierno corporativo de su empresa, ya que determinan cómo se administra, dirige y gobierna una organización, incluidas las relaciones entre las partes interesadas y la estructura mediante la cual se establecen y siguen los objetivos de la empresa. Por lo general, informan al director ejecutivo o director de operaciones.

Se suelen dividir en dos los niveles de responsabilidad que implica el papel de un oficial de cumplimiento en su desempeño:
Nivel 1: cumplimiento de las reglas externas que se imponen a una organización en su conjunto
Nivel 2: cumplimiento de los sistemas internos de control que se imponen para lograr el cumplimiento de las reglas impuestas externamente.

Beneficios de un compliance corporativo

Al responsabilizarse de garantizar que una organización cumpla con las regulaciones legales a todos los niveles un compliance corporativo evita errores que podrían resultar en fuertes multas, ramificaciones legales y daños a la reputación de la empresa.

Los oficiales de cumplimiento también se aseguran de que los empleados sigan las políticas internas de cumplimiento.

Además de evaluar los riesgos financieros y crear un plan de acción para manejar esos problemas potenciales, los oficiales de cumplimiento brindan informes regulares sobre la efectividad de las medidas de cumplimiento de una empresa. También asesoran al liderazgo empresarial sobre cualquier acción o cambio que deba implementarse.

La labor de un compliance officer suele impulsar diversas áreas de la actividad de una empresa y ayuda en tareas importantes cono las siguientes:

  • Desarrollar, implementar y administrar el programa de cumplimiento de una organización.
  • Coordinación con los organismos reguladores estatales.
  • Planificación, implementación y supervisión de programas relacionados con riesgos.
  • Creación y coordinación de canales de informes adecuados para problemas de cumplimiento.
  • Desarrollar comunicaciones de cumplimiento de la empresa
  • Coordinar y programar la capacitación de cumplimiento requerida para los empleados

Perfil de un compliance officer

Un aspecto del trabajo de un compliance officer es comunicar los problemas relacionados con el cumplimiento a los empleados de todas las divisiones de una empresa. A veces, esto requiere descifrar leyes o éticas confusas o abstractas y determinar cómo establecer e integrar las mejores prácticas. Por lo tanto, un oficial de cumplimiento debe tener grandes habilidades con las personas y ser capaz de comunicarse y cooperar hacia arriba, hacia abajo y a lo largo de la cadena de empleados, y al mismo tiempo debe tener un conocimiento firme del negocio.

Además de ser un comunicador claro y sensato, hay algunas otras cualidades que deben tener los oficiales de cumplimiento:

Ético y basado en principios: estar dispuesto a analizar todos los hechos sin hacer un juicio rápido y entrevistar a los empleados relevantes para conocer su perspectiva.

Proactivo: un estado de alerta y vigilancia perfeccionados ante posibles infracciones en el cumplimiento. Esto significa aplicar activamente una política de informes obligatorios y buscar cualquier debilidad en las transacciones de la empresa.

Inteligente y dispuesto a seguir aprendiendo: la mayoría de las industrias que emplean a un compliance officer están sujetas a una legislación en constante cambio, por lo que mantenerse al día es vital.

Diligente y constante: un oficial de cumplimiento debe estar dispuesto a llevar un problema hasta su resolución, no puede dejar cuestiones sin solucionar, aunque deba insistir en ello. Cada problema resuelto a medias es una posible sanción al completo.

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