En el universo de las asesorías y gestorías, existe un grupo de héroes que, aunque no llevan capa, son esenciales para el funcionamiento y éxito de la empresa. Estamos hablando, por supuesto, del Departamento de Administración. Aunque su trabajo a menudo pasa desapercibido, son los guardianes del orden y los protectores del caos.
Aunque puede parecer un poco aburrido, es más emocionante de lo que piensas.
Sí, ya sé lo que estás pensando: «¿Administración? ¿No es eso solo papeles y números?» ¡Sorpresa! Es mucho más. Así que, ponte cómodo y prepárate para descubrirlo.
Organización y Coordinación:
El Departamento de Administración es como el pegamento que mantiene todo unido. Se encargan de la coordinación de tareas, la gestión de citas, la organización de documentos y, básicamente, asegurarse de que todo funcione. Sin ellos, la oficina se convertiría en un mar de papeles y post-its voladores.
Control Financiero:
A nadie le gusta lidiar con números, excepto a los magos de la administración. Se encargan de la contabilidad, la elaboración de presupuestos y el control de gastos. Gracias a ellos, la empresa sabe exactamente en qué se está gastando cada céntimo y pueden evitar un desastre financiero gracias a su planificación.
Atención al Cliente:
Los administradores son los primeros en responder a las consultas de los clientes, resolver problemas y asegurarse de que todos se sientan atendidos y valorados. Son los campeones de la atención al cliente.
Logística y Mantenimiento:
Desde asegurarse de que no falte papel en la impresora hasta gestionar la compra de material de oficina, el equipo de administración tiene ojos y oídos en todas partes. Son los que garantizan que todo esté en perfecto estado para que los demás puedan trabajar sin preocupaciones.
Y por si no fuera poco… En medio de todas las cifras y documentos, el departamento de administración sabe cómo mantener el ambiente ligero. Ellos son los que convierten las reuniones de trabajo en sesiones de risas, recordándonos que, aunque el trabajo es importante, ¡También hay que disfrutarlo!
Así que la próxima vez que pienses en el departamento de administración, recuerda que son los verdaderos héroes de la asesoría. Sin su ayuda, organización y metodología de trabajo nada podría estar sólido. Así que, ¡brindemos por ellos! Porque, aunque no siempre estén en el centro de atención, su trabajo es fundamental para que todo funcione.
Un último consejo: Si alguna vez ves a un miembro del departamento de administración con una mirada de pánico y rodeado de montañas de papeles, ¡ofrécele un café! Te lo agradecerá eternamente.
La prorrata en el ámbito del IVA es un mecanismo que permite a los contribuyentes deducir el IVA soportado en sus compras y gastos cuando realizan tanto actividades que generan derecho a deducción como actividades que no lo generan.
El cálculo de la prorrata se realiza dividiendo el importe de las operaciones que generan derecho a deducción entre el importe total de todas las operaciones realizadas.
Existen dos tipos de prorrata: general y especial.
La prorrata general, se aplica automáticamente a menos que se opte por la prorrata especial, que permite un tratamiento más detallado y específico de los gastos.
El cálculo de la prorrata general se hace sumando los ingresos de las actividades que dan derecho a deducción y dividiéndolos entre todos los ingresos, incluidos los de actividades no deducibles. El porcentaje obtenido se aplica al IVA soportado para determinar cuánto se puede deducir. Al inicio de una actividad, se utiliza un porcentaje provisional, que luego se ajusta al final del ejercicio.
La prorrata especial permite asignar los gastos directamente a cada actividad, y en caso de gastos comunes, se utiliza el porcentaje calculado con la prorrata general.
Esta modalidad se puede aplicar voluntariamente o de manera obligatoria si el IVA deducible por prorrata general supera en más de un 10% al deducible por prorrata especial. El cálculo de la prorrata especial sigue un proceso similar al de la general.
La regularización del porcentaje de prorrata se realiza en la declaración del cuarto trimestre, donde se ajusta el porcentaje provisional utilizado durante el año, asegurando que la deducción del IVA sea proporcional a las actividades que generan derecho a deducción.
En algunos casos, las operaciones no deben ser incluidas en el cálculo de la prorrata, como las operaciones exentas de IVA, las que no están sujetas a IVA y las operaciones inmobiliarias o financieras no habituales. Este ajuste asegura que solo se contabilicen las actividades que reflejan la actividad económica habitual del contribuyente.
En cuanto a los sectores diferenciados, se trata de situaciones en las que un contribuyente realiza varias actividades económicas con diferentes derechos a deducción. Se considera que existen sectores diferenciados cuando las actividades pertenecen a diferentes grupos de CNAE y tienen una diferencia superior a 50 puntos porcentuales en sus porcentajes de deducción. Estas distinciones son importantes para aplicar correctamente la deducción del IVA en cada actividad.
Por ejemplo:
En un caso práctico de una sociedad que realiza tanto construcción de edificios como arrendamiento de inmuebles, se distingue entre el sector principal (construcción) y el sector secundario (arrendamiento), aplicando distintos porcentajes de deducción según el tipo de actividad.
En resumen, la prorrata es una herramienta esencial para gestionar el IVA en actividades mixtas, asegurando que el contribuyente pueda deducir de manera proporcional el IVA soportado en función de las actividades realizadas, con una regulación específica para cada tipo de actividad y modalidad de prorrata.
Tras la publicación del Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real Decreto-ley 9/2024, que introducía una serie de medidas urgentes y novedosas en materia de Seguridad Social y empleo. Este decreto fue derogado el 22 de enero de 2025 creando una inseguridad jurídica.
Posteriormente, se ha publicado el Real Decreto-ley 1/2025, que reemplaza al anterior y mantiene la mayoría de las medidas laborales.
A continuación, se detallan los puntos más relevantes.
Actualización de las Bases de Cotización
Uno de los cambios más significativos es la actualización de las bases de cotización. Las bases mínimas experimentarán un incremento proporcional al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) más un sexto adicional. Por otro lado, las bases máximas se incrementarán en un 2,8%, alineándose con la revalorización de las pensiones, y se ajustarán según la disposición transitoria trigésimo octava de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS). Este ajuste busca asegurar una mayor equidad y sostenibilidad en el sistema de cotizaciones.
Cotización Adicional de Solidaridad
Desde el 1 de enero de 2025, se aplica una cotización adicional para retribuciones que excedan la base máxima de cotización, según el Artículo 19 bis de la LGSS. Esta cotización se estructura en tres tramos:
Tramo 1: 0,92% hasta 5.400,45 €.
Tramo 2: 1% hasta 7.364,25 €.
Tramo 3: 1,17% sobre el excedente.
Esta medida tiene como objetivo incrementar los ingresos del sistema de Seguridad Social, asegurando su sostenibilidad y capacidad para hacer frente a las futuras demandas de prestaciones.
Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI)
En 2023, se implementó esta cotización adicional que nutrirá el Fondo de Reserva de la Seguridad Social durante 10 años, lo cual quiere decir que continuará subiendo hasta 2032.
Desde el 1 de enero de 2025, se establece una cotización del 0,80%, distribuidos de la siguiente manera:
Seguridad Social a cargo de la empresa: 0,67%
Seguridad Social a cargo del trabajador: 0,13%.
Este mecanismo tiene como objetivo reforzar la sostenibilidad del sistema de pensiones a largo plazo, asegurando que las futuras generaciones puedan disfrutar de prestaciones adecuadas.
Nuevo Régimen para Autónomos con Sistemas Intercooperativos
A partir del 1 de enero de 2025, los trabajadores autónomos que operen bajo sistemas intercooperativos de prestaciones sociales estarán exentos de la regularización anual de cuotas. En su lugar, cotizarán según la base mínima del tramo 1 de la tabla general. Esta medida pretende simplificar el proceso de cotización para estos trabajadores y proporcionarles una mayor estabilidad económica.
Flexibilización en ERTEs y Mecanismo RED
Otra de las novedades importantes es la flexibilización en los Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (ERTEs) y el Mecanismo RED. La obligación de mantenimiento del empleo en los ERTEs se amplía de un mínimo de 6 meses a un máximo de 2 años, dependiendo de la situación específica del sector. Además, se introduce una mayor flexibilidad en el Mecanismo RED para adaptarlo a sectores en transición y crisis, permitiendo una respuesta más ágil y efectiva a las necesidades del mercado laboral.
Prórroga del Salario Mínimo Interprofesional (SMI)
A la espera de la aprobación del nuevo salario mínimo interprofesional para este año 2025.
Esta medida busca asegurar la estabilidad salarial y el cumplimiento de los compromisos europeos en materia de empleo y protección social.
En resumen, se introducen cambios significativos en el ámbito de la Seguridad Social y el empleo, con el objetivo de adaptar el sistema a las nuevas realidades económicas y sociales. Estas medidas buscan garantizar la sostenibilidad del sistema, proteger a los trabajadores y proporcionar una mayor estabilidad económica a largo plazo.
Hoy queremos compartir un tema de interés para todas las empresas y autónomos que tienen trabajadores a su cargo, debido a un cambio normativo que les afecta y que deben tener en cuenta a partir de ahora.
La audiencia previa en los despidos disciplinarios ha cobrado relevancia tras la sentencia del Tribunal Supremo de 18 de noviembre de 2024, que establece la obligatoriedad de este procedimiento en España.
Contexto Legal y Jurisprudencial
La normativa española no contemplaba la obligatoriedad de la audiencia previa en los despidos disciplinarios. Sin embargo, el artículo 7 del Convenio 158 de la OIT, ratificado por España, sí establece esta obligación, indicando que un trabajador no debe ser despedido por motivos relacionados con su conducta o rendimiento sin haber tenido la oportunidad de defenderse de los cargos formulados en su contra.
Sentencia del Tribunal Supremo
La sentencia del Tribunal Supremo de 18 de noviembre de 2024 resuelve la contradicción entre la normativa nacional y el Convenio de la OIT, estableciendo que la norma internacional prevalece sobre la nacional. Esto implica que, a partir de esta sentencia, todos los despidos disciplinarios deben incluir una audiencia previa, salvo en casos excepcionales donde no sea razonablemente posible.
Procedimiento de la Audiencia Previa
La audiencia previa consiste en informar al trabajador sobre los incumplimientos que se le imputan y darle un plazo para que formule alegaciones y presente pruebas en su defensa. Este proceso se recomienda realizar por escrito y en un plazo prudente, generalmente de 2 a 3 días hábiles, a menos que el convenio colectivo aplicable establezca un procedimiento diferente.
A elección de la empresa, durante esos 2 o 3 días hábiles, la persona trabajadora puede continuar trabajando o en situación de permiso retribuido (con mantenimiento del salario y cotización a la seguridad social).
Despidos Afectados y Excepciones
Todos los despidos disciplinarios efectuados a partir de la sentencia deben cumplir con el requisito de audiencia previa, salvo con la excepción de que no pueda pedirse razonablemente al empleador que le conceda esta posibilidad.
Consecuencias del Incumplimiento
El incumplimiento de la obligación de realizar una audiencia previa puede llevar a la improcedencia del despido, obligando al empleador a indemnizar a la persona trabajadora por existir un incumplimiento formal.
Importancia para las Empresas
Para las empresas, esta sentencia implica la necesidad de revisar y adaptar sus procedimientos de despido disciplinario para cumplir con la nueva obligación de audiencia previa, garantizando así el cumplimiento legal.
En resumen, la audiencia previa en los despidos disciplinarios se ha convertido en un requisito esencial en España. Por lo tanto, hasta que se actualice de nuevo la normativa laboral o los tribunales se pronuncien sobre el procedimiento exacto de audiencia previa, las empresas deberán seguir estas pautas para evitar controversias futuras.
Si tienes alguna duda al respecto o quieres ampliar información, no dudes en contactar con MATION.
El pasado 11 de noviembre de 2024, el Gobierno de España aprobó el Real Decreto-ley 7/2024, una normativa que establece medidas urgentes para apoyar la respuesta inmediata, la reconstrucción y el relanzamiento de los municipios afectados por la Depresión Aislada en Niveles Altos (DANA) entre el 28 de octubre y el 4 de noviembre de 2024. En este blog, analizamos las principales disposiciones de este decreto y su impacto en las áreas afectadas.
Objetivo y Alcance del Decreto
El Real Decreto-ley 7/2024 tiene como objetivo principal adoptar medidas urgentes para la respuesta inmediata, la reconstrucción y el relanzamiento de las zonas afectadas por la DANA. Estas medidas abarcan desde la flexibilización de contratos energéticos hasta el apoyo financiero para la adquisición de viviendas y la restauración de infraestructuras.
Medidas en Materia Energética
Una de las primeras acciones del decreto es la flexibilización de los contratos de suministro de electricidad y gas para los consumidores afectados. Esto permite modificar o suspender los contratos sin penalizaciones, asegurando además el suministro continuo de electricidad, productos derivados del petróleo, gas natural y agua a los hogares afectados.
Apoyo Tributario y Comercial
El decreto también incluye medidas fiscales, como la suspensión de plazos tributarios y la reducción de cargas fiscales para individuos y empresas afectadas. Además, se ofrece apoyo financiero a las empresas que participen en eventos de comercio internacional afectados por la DANA, facilitando así su recuperación y continuidad operativa.
Ayuda al Sector Agrario
Para el sector agrario, se han establecido ayudas extraordinarias para compensar las pérdidas superiores al 40% debido a la DANA. También se implementan medidas para la recuperación de la productividad agrícola y la restauración de infraestructuras esenciales.
Medidas en Materia de Vivienda
El decreto prevé subvenciones para la adquisición de viviendas destinadas a aquellos que han perdido sus hogares. Estas viviendas serán adquiridas y gestionadas por SEPES, la Entidad Pública Empresarial de Suelo, asegurando que las familias afectadas tengan acceso a un alojamiento seguro y adecuado.
Protección del Empleo y la Seguridad Social
En el ámbito laboral, se reconocen las ausencias justificadas y se prioriza el trabajo a distancia para los trabajadores afectados. Además, se establecen pensiones extraordinarias y se permite el acceso anticipado a fondos de pensiones para aquellos que han sufrido pérdidas significativas.
Abastecimiento y Saneamiento
El decreto también aborda la reparación de infraestructuras de abastecimiento y saneamiento, proporcionando ayudas directas y exenciones en tarifas relacionadas con el agua para los usuarios afectados.
Apoyo al Sector Educativo y Cultural
Se han implementado ajustes en los calendarios escolares y criterios de evaluación para los estudiantes afectados, así como medidas para asegurar la continuidad en los programas de formación profesional. En el sector cultural, se ofrecen subvenciones para entidades y actividades culturales afectadas, y se extienden los plazos de producción cinematográfica.
Restauración de Infraestructuras de Transporte
El decreto incluye apoyo para la restauración de infraestructuras de transporte local dañadas por la DANA, así como la provisión de datos y análisis geoespaciales para ayudar en los esfuerzos de recuperación.
Apoyo a Grupos Vulnerables
Finalmente, se han establecido medidas especiales para proteger a las víctimas de violencia en áreas afectadas y se ofrece apoyo financiero para servicios dirigidos a niños, adolescentes y jóvenes.
Conclusión
Desde nuestra asesoría, estamos comprometidos a ayudar a nuestros clientes a entender y aprovechar estas medidas para facilitar su recuperación y adaptación a las nuevas circunstancias.
La Ley de IRPF, en su disposición transitoria decimoctava, desarrolla la deducción por inversión en vivienda habitual en IRPF, para poder optar por su aplicación se deben cumplir dos requisitos:
Haber adquirido la vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013
Haber practicado la deducción por inversión en vivienda habitual en relación con las cantidades satisfechas para la adquisición o construcción de dicha vivienda en un período impositivo devengado con anterioridad a 1 de enero de 2013 (2012 o años anteriores) salvo que no la hayas podido aplicar todavía porque el importe invertido en la misma no haya superado el importe exento por reinversión o las bases efectivas de deducción de viviendas anteriores.
El TEAC unifica criterio a la posible aplicación de la deducción por inversión en vivienda habitual en los años o períodos posteriores al 2012 por parte de contribuyentes que hubieran adquirido su vivienda habitual antes del 01/01/2013 y que no hubieran practicado ni consignado tal deducción en ninguno de los años o períodos anteriores al 2013 desde que la adquirieron, es decir, contribuyentes que no hubiesen cumplido el segundo de los requisitos anteriormente mencionados.
Siendo el criterio que se fija el siguiente:
Que podrán aplicarla, aquéllos que no hubieran practicado ni consignado la deducción antes de 2013 porque no hubieran presentado declaración por no resultar obligado a ello por razón de las rentas obtenidas.
Que podrán aplicarla, aquéllos que no hubieran practicado ni consignado la deducción antes de 2013 porque estando obligados a presentar declaración por razón de las rentas y habiéndola presentado, no hubieran tenido en ninguno de tales períodos cuota íntegra para poder aplicarla.
Por ello, si se encuentra en alguna de estas dos situaciones que le otorgan el derecho a beneficiarse de la deducción, póngase en contacto con nosotros. Desde MATION nos encargaremos de aplicar el incentivo en su IRPF y rectificar sus declaraciones de IRPF correspondientes a los años que aún no hayan prescrito con objeto de solicitar la devolución de las cantidades ingresadas indebidamente.
El pasado 8 de agosto entró en vigor el DECRETO LEY 9/2024, de 2 de agosto, del Consell, de modificación de la normativa reguladora de las viviendas de uso turístico.
Según esta nueva norma, serán viviendas de uso turístico:
Los inmuebles completos, cualquiera que sea su tipología, no estando permitida la cesión por habitaciones.
Que se cedan mediante precio, con inmediata disponibilidad.
Que cuenten con un informe de compatibilidad urbanística para uso turístico favorable, así como con los títulos habilitantes exigibles para la actividad
Con fines turísticos, que se presumirán cuando el inmueble se ceda por tiempo inferior o igual a 10 días de forma ininterrumpida a un mismo arrendatario, independientemente de que se presten o no servicios propios de la industria hotelera
Para poder alquilar una vivienda de uso turístico, se exige su inscripción en el Registro de Turismo de la Comunidad Valenciana. Para ello, se necesita:
A) La declaración responsable de inicio de actividad
Debe contener identificación de la persona o entidad titular de la actividad y, si fuera distinta, del propietario del inmueble, así como datos identificativos de la vivienda.
Por otro lado, debe pronunciarse expresamente sobre el cumplimiento de los requisitos urbanísticos, registrales, y documentales de todo tipo (licencias, inscripciones, seguro, certificados…)
También deberá fijarse el periodo de prestación de la actividad en la vivienda, pudiendo comercializarse turísticamente únicamente en los periodos indicados.
B) El documento de compatibilidad urbanística
Las viviendas de uso turístico deberán contar con el informe municipal favorable para uso turístico, cuyo contenido mínimo contemplará los datos esenciales de identificación del inmueble (entre otros, dirección completa o referencia catastral).
La inscripción en el Registro de Turismo tendrá una validez de 5 años. Transcurrido el plazo, se tendrá que solicitar la renovación mediante una nueva declaración responsable.
También será necesario presentar la documentación exigida para las nuevas inscripciones, tanto en el supuesto de renovación de inscripciones que se hubieran llevado a cabo con anterioridad a la entrada en vigor de la norma, como en el de cambio de propietario del inmueble.
Por lo que respecta a la baja en el Registro, diversas circunstancias pueden causarla, tales como el cese voluntario, no haber iniciado la actividad transcurridos dos meses desde la presentación de declaración responsable, u otras relacionadas con la carencia o inexactitud de la información exigida, o con resoluciones administrativas que ordenen el cese de la actividad.
En cuanto al régimen de infracciones y sanciones, la norma establece diversas infracciones, destacando como muy grave el alquiler de viviendas turísticas por habitaciones, con sanciones de hasta 600.000 euros y/o clausura del establecimiento o cese de la actividad.
Además, a los supuestos de responsabilidad previstos antes de la reforma se añade la posible responsabilidad subsidiaria de los propietarios respecto de las infracciones relacionadas con la oferta ilegal o actividad clandestina cometidas por los responsables de la actividad en inmuebles de su propiedad.
¿Puede alquilarse la vivienda como turística en verano y de temporada en invierno?
Como hemos visto, cuando se presenta la declaración responsable de inicio de actividad, de cara a la inscripción de la vivienda como “de uso turístico” en el Registro de Turismo de la Comunidad Valenciana, se debe indicar el periodo de prestación de la actividad en la vivienda.
El establecimiento del periodo de actividad tiene dos consecuencias importantes:
NO se puede dedicar la vivienda al alquiler turístico fueradel periodo establecido.
NO se puede llevar a cabo ningún otro tipo de alquiler dentrodel periodo establecido.
A sensu contrario, parece desprenderse que sí está permitido el alquiler de temporada siempre que esté fuera del periodo indicado como de uso turístico ante el Registro de Turismo.
Si tienes más preguntas, o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con MATION.
En el ámbito empresarial, es crucial que tanto empleadores como empleados comprendan sus derechos y obligaciones en relación con la Incapacidad Temporal (IT). A continuación, se detallan las responsabilidades de los trabajadores al preavisar y comunicar una baja médica, así como la duración de estas bajas.
Preaviso de la Baja Médica
Aunque el Real Decreto 1060/2022 eliminó la obligación de entregar físicamente el parte de baja médica a la empresa, los trabajadores siguen teniendo la responsabilidad de informar a su empleador sobre su situación de incapacidad temporal. Este preaviso es fundamental para que la empresa pueda reorganizar sus recursos y minimizar el impacto de la ausencia del trabajador.
Cómo Comunicar la Baja Médica
La comunicación de la baja médica debe realizarse de manera formal y preferiblemente por escrito. Aquí algunos pasos recomendados:
1. Notificación Inmediata: El trabajador debe informar a la empresa tan pronto como sea posible sobre su situación de baja médica. Esto puede hacerse a través de una llamada telefónica, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación acordado con la empresa.
2. Confirmación Escrita:Es aconsejable que el trabajador envíe una confirmación escrita de su baja médica. Esta confirmación debe incluir la fecha de inicio de la baja y, si es posible, una estimación de la duración de la misma.
Duración de la Baja Médica
La duración de una baja médica puede variar dependiendo de la naturaleza de la enfermedad o lesión. En general, el médico que expide la baja determinará la duración inicial y programará revisiones periódicas para evaluar la evolución del trabajador. Es importante que el trabajador mantenga informada a la empresa sobre cualquier cambio en su situación médica.
Recomendaciones para las Empresas
Para gestionar adecuadamente las bajas médicas, las empresas deben:
Establecer Protocolos Claros: Definir y comunicar claramente los procedimientos para notificar una baja médica. Esto incluye los medios de comunicación aceptados y los plazos para informar.
Mantener la Confidencialidad: Asegurar que la información médica del trabajador se maneje con la máxima confidencialidad.
Facilitar la Reincorporación: Ofrecer apoyo al trabajador durante su recuperación y facilitar su reincorporación al trabajo, ya sea de manera parcial o total, según lo permita su condición médica.
En conclusión, la correcta comunicación de una baja médica es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Los trabajadores deben cumplir con sus obligaciones de preaviso y notificación, mientras que las empresas deben estar preparadas para gestionar estas situaciones de manera eficiente y respetuosa.
Con una buena comunicación y protocolos claros, se puede minimizar el impacto de las bajas médicas y apoyar la recuperación de los empleados.
Verifactu es un innovador sistema de verificación de facturas electrónicas promovido por la Agencia Tributaria, diseñado para combatir el fraude fiscal y facilitar la digitalización en la contabilidad empresarial. Este sistema asegura que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean confiables y resistentes a manipulaciones.
La implementación de Verifactu es una de las principales novedades incluidas en la reciente ley antifraude. Todos los programas de facturación deben integrar este sistema para ser considerados como software certificado por la Agencia Tributaria.
Características Clave de Verifactu
El sistema Verifactu impacta directamente a todos los programas de facturación electrónica. Los desarrolladores deben presentar una declaración responsable que garantice ciertas características:
1. Conservación y seguridad: Asegura la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
2. Registro inmediato: Genera de inmediato un registro de facturación de alta para cada factura emitida, facilitando su trazabilidad.
3. Envío seguro: Permite el envío automático y seguro de la información a la Agencia Tributaria.
4. Encadenamiento de facturas: Facilita la verificación mediante el encadenamiento de facturas.
5. Registros auténticos: Garantiza la generación de registros exactos y auténticos.
6. Anulación de facturas: Permite la creación de un registro de anulación similar al de alta en caso de errores.
7. Huella digital: Integra herramientas para añadir un hash y firma electrónica.
Ventajas del Sistema Verifactu
Autenticidad y seguridad: Asegura la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas.
Confianza del cliente: Aumenta la confianza de los consumidores en las transacciones comerciales.
Cumplimiento fiscal: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la auditoría.
Reducción del fraude: Ayuda a disminuir el riesgo de fraude fiscal.
Eficiencia en contabilidad: Promueve una contabilidad más eficiente y simplifica la verificación de facturas.
Ahorro de costos: Optimiza recursos y reduce gastos operativos.
Obligaciones para Empresas y Autónomos
Es importante aclarar quiénes deben implementar el sistema Verifactu. Los responsables de su integración son los programas de facturación electrónica, no los autónomos o empresas que los utilicen. Aunque, en general, el uso de Verifactu es opcional para autónomos y empresas, es recomendable por los beneficios que conlleva.
El sistema Verifactu aplica a todos los autónomos y a todas sus operaciones, aunque pueden optar por no comunicar sus datos a la Agencia Tributaria de forma automática. Sin embargo, existen excepciones, como en los territorios forales y aquellos sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII).
Plazos para la Implementación
El Real Decreto 1007/2023, aprobado el 5 de diciembre, establece que los sistemas informáticos deben adaptarse a la normativa antes del 1 de julio de 2025. Además, en un plazo de nueve meses tras la entrada en vigor de la orden ministerial, estará disponible el servicio de recepción de registros de facturación en la sede de la AEAT.
Hasta ahora, solo hay algunos documentos oficiales de la Agencia Tributaria sobre Verifactu, además del Real Decreto mencionado. Se espera que la normativa definitiva se publique pronto y que Verifactu entre en vigor el 1 de julio de 2025.
Factores a tener en cuenta
Los softwares homologados deben asegurar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Además, el empresario debe aceptar el envío automático de sus facturas a la Agencia Tributaria.
Las facturas generadas mediante este sistema incluyen:
Un código QR con datos identificativos.
La referencia “Verifactu”, que certifica su origen.
Envío en formato XML a Hacienda.
¿Cómo puedes Implementar Verifactu en Tu Empresa?
Para implementar Verifactu, necesitas un software de facturación electrónica homologado que incluya este sistema. Puedes verificar esto consultando con el desarrollador del software o el fabricante.
Queda de manifiesto por tanto que el sistema Verifactu representa un cambio significativo para empresas y autónomos, ya que la facturación electrónica se convertirá en un requisito indispensable.
La implementación, tanto de Verifactu, como de herramientas software que mejoren los procesos es, sin duda, un paso hacia la modernización en la gestión empresarial.
Desde MATION estamos especializados en la optimización de procesos internos y podemos ayudarte en el camino hacia la transformación digital de tu negocio.
Una gestión documental eficiente es crucial para optimizar la operativa diaria, mantener el control sobre la información y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento normativo.
A menudo, los recursos limitados y la falta de sistemas formales pueden hacer que las pequeñas empresas no prioricen adecuadamente la organización de sus documentos, lo que puede generar ineficiencias y pérdidas de información valiosa.
A continuación, compartimos algunos consejos prácticos para ayudar a las pequeñas empresas a mejorar su gestión documental sin necesidad de grandes inversiones.
1. Diagnosticar el estado actual del proceso de gestión de documentos
Antes de implementar mejoras, es importante analizar cómo se gestionan los documentos actualmente. Esto incluye entender dónde y cómo se almacenan los archivos, quiénes tienen acceso a ellos, y cómo se organiza la información.
En una pequeña empresa, este diagnóstico es mucho más manejable que en grandes corporaciones, ya que el volumen de documentos suele ser menor y la estructura organizativa más simple. Es recomendable crear una lista de los tipos de documentos más utilizados (facturas, contratos, informes, etc.), para luego evaluar qué procesos pueden ser optimizados. Identificar problemas comunes como la dificultad para encontrar documentos o la falta de un sistema estandarizado es el primer paso hacia una mejor gestión documental.
2. Digitaliza tus documentos: el primer paso hacia la eficiencia
Muchas empresas siguen manejando una cantidad considerable de documentos en papel, lo que puede ser una fuente de ineficiencias. Digitalizar estos documentos es crucial para reducir el desorden físico y mejorar el acceso a la información.
A diferencia de las grandes empresas que pueden invertir en soluciones complejas, las pequeñas empresas pueden comenzar con una estrategia sencilla de escaneo y almacenamiento digital en plataformas accesibles y económicas.
Es importante asegurarse de que los documentos se escaneen en formatos estándar como PDF, y que estén organizados en carpetas con nombres descriptivos y fáciles de entender.
3. Implementar un sistema de gestión documental adecuado al tamaño del negocio
Existen sistemas de gestión documental (SGD) diseñados específicamente para las diferentes necesidades de las empresas, que son asequibles y fáciles de implementar. Estas herramientas permiten centralizar la creación, el almacenamiento y la edición de documentos sin requerir grandes inversiones.
Al elegir un sistema, asegúrate de que sea intuitivo, permita un control de acceso adecuado y, lo más importante, que se ajuste a las necesidades específicas de tu negocio.
4. Estandarizar la organización y la nomenclatura
La simplicidad y la claridad son claves para una gestión documental efectiva. Es fundamental crear un sistema de organización estandarizado que todos los miembros de la empresa comprendan y sigan. Esto incluye:
Carpetas y subcarpetas: Organiza los documentos en carpetas lógicas que representen áreas clave del negocio (por ejemplo, «Finanzas», «Clientes», «Proveedores»).
Convención de nombres: Implementar una convención de nombres coherente para los archivos. Por ejemplo, nombrar documentos incluyendo la fecha, el tipo de archivo y el nombre del cliente o proyecto. Esto facilita la búsqueda y reduce errores.
5. Establecer políticas claras de retención y eliminación de documento
Es necesario gestionar adecuadamente la vida útil de sus documentos. Guardar todo de manera indefinida puede sobrecargar los sistemas de almacenamiento y dificultar la búsqueda de archivos relevantes. Es esencial implementar políticas claras sobre cuánto tiempo deben conservarse ciertos documentos, y cuándo deben eliminarse de forma segura siguiendo las regulaciones legales que apliquen en cada caso.
Esto ayudará a mantener el sistema documental ordenado y evitará la acumulación innecesaria de información.
6. Seguridad de los documentos: una prioridad accesible
La seguridad es un aspecto crucial. La pérdida o exposición de datos importantes puede tener consecuencias graves, como multas, pérdida de confianza de los clientes o problemas legales.
Implementar medidas de seguridad es esencial. Algunas recomendaciones incluyen:
Control de acceso: Asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos sensibles. La mayoría de las herramientas de almacenamiento en la nube permiten configurar permisos de acceso de manera sencilla.
Copias de seguridad regulares: Realizar copias de seguridad automáticas de los documentos almacenados en la nube o en dispositivos locales. Esto garantiza que la información pueda recuperarse en caso de pérdida de datos.
7. Formación sencilla pero efectiva para el equipo
Es importante que todo el equipo esté formado en las prácticas de gestión documental. Esto incluye enseñarles cómo buscar, almacenar, y compartir documentos de manera eficiente utilizando las herramientas implementadas.
La formación no tiene que ser extensa. Puede consistir en una simple sesión para explicar el uso correcto del sistema de almacenamiento y las políticas de la empresa, o un manual interno con directrices claras. Lo importante es que todos estén alineados en cuanto a la forma en que se gestionan los documentos.
8. Control y ajustes continuos
Revisa regularmente cómo está funcionando el sistema implementado, pide retroalimentación de los empleados y ajusta las políticas o herramientas según sea necesario.
A medida que una empresa crece, sus necesidades documentales también lo harán, por lo que es esencial estar abierto a realizar mejoras continuas. Quizás el sistema que era adecuado para una empresa de cinco personas necesitará ajustes cuando el equipo crezca o cuando los volúmenes de documentos aumenten.
En definitiva, mejorar la gestión documental en una empresa no significa realizar grandes inversiones ni sistemas complejos.
Con acciones simples como la digitalización, la implementación de un sistema de gestión accesible, y la estandarización de procesos, es posible lograr una mayor eficiencia y organización.
Además, la seguridad y la capacitación continua deben ser elementos fundamentales en esta estrategia para garantizar el éxito a largo plazo.
