Asesoría laboral

Con el regreso a la normalidad post-COVID vuelven también los plazos habituales para presentar las cuentas anuales. Las medidas de carácter extraordinario que flexibilizaban los plazos y requisitos con causa de la pandemia ya no se prolongan. De nuevo, los plazos para la formalización, la aprobación y la presentación en la forma debida de las cuentas anuales son los que regían con anterioridad a la excepción pandémica. Vamos a recordar esos plazos establecidos. Y qué consecuencias podría tener no presentar las cuentas anuales en el tiempo y modo debidos.

¿Qué son y de qué tratan las cuentas anuales?

Las cuentas anuales reflejan el balance del estado financiero de una empresa. Se trata de un modo de documentar ese estado de forma reglada y ajustado a lo necesario para dejarlo inscrito de forma pública en el Registro Mercantil. En estas cuentas anuales quedará constatado el patrimonio de cada sociedad para que pueda conocerse la situación de las empresas. Obviamente esta documentación debe constatar de modo fidedigno. El estado económico y patrimonial de la empresa, y además tiene que hacerlo en el formato determinado por la reglamentación. Los distintos documentos de que constan las cuentas anuales están regulados en el artículo 254 de la Ley de Sociedad de Capital.

En concreto, se tiene establecido que las cuentas anuales deberían incluir el balance de la sociedad. Y una cuenta de pérdidas y ganancias. Además, deben aparecer reflejados en el estado de la empresa los cambios patrimoniales netos del ejercicio sobre el que se informa. Así como un estado sobre el flujo de efectivo y el documento específico denominado como memoria anual. En el que se infirmará de la evolución de la empresa en ese periodo.
Para evitar cualquier problema de forma en la presentación de esta documentación, es importante ceñirse a los modelos reglamentarios.

¿Cuándo deben presentarse las cuentas anuales?

La reglamentación al respecto nos dice que las cuentas anuales tienen que formalizarse durante los 3 primeros meses posteriores al cierre del ejercicio que reflejan. Dado que este cierre suele darse con fecha 31 de diciembre. Lo más habitual es contar con un plazo de hasta el 31 de marzo para poder realizar formalmente las cuentas anuales.

Tras la elaboración de las cuentas se dispone de un plazo amplio para proceder a su aprobación. En concreto la reunión de aprobación debe realizarse en los 6 meses iniciales del ejercicio presente. Por lo que, en condiciones normales se tendría hasta el día 30 de junio para formalizar la aprobación de las cuentas anuales. A partir de esto lo último que queda es inscribirlas en el Registro Mercantil. Para lo que se dispone de un plazo de 30 días tras su aprobación. De modo que la fecha límite sería el día 30 de julio.

Sanciones por no presentar las cuentas anuales

¿Qué ocurre si no se realiza debidamente la inscripción de las cuentas anuales?

Tras la aprobación del Real Decreto 2/2021. Quedó establecido un nuevo sistema de sanciones para las empresas que no realicen la debida inscripción de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Estas sanciones estarán en un rango que abarca desde el 0.5% del volumen total de las ventas de la empresa. Hasta un 2% de la cuantía del capital social que conste en el Registro Mercantil.

Otro tipo de consecuencias posibles que pueden derivarse de no inscribir las cuentas anuales sería el cierre de modo provisional de la hoja registral. De modo que no sería posible proceder a realizar inscripciones nuevas en el Registro Mercantil. También la empresa se enfrentaría a restricciones a la financiación para intentar hacer crecer el negocio. Si además se pudiera acreditar que los administradores de la empresa no actuaron con la diligencia debida. Los socios podrían proceder a reclamar daños y perjuicios por las sanciones y consecuencias negativas. Que la ausencia de las cuentas anuales hubiera acarreado.

¿Qué pasa si presento las cuentas fuera de plazo?

En el momento en que la empresa haya quedado fuera del plazo establecido para presentar las cuentas anuales resultará complicado evitar la correspondiente sanción establecida. Sin embargo, es importante intentar subsanar cuanto antes el problema generado por el incumplimiento, con vistas a evitar mayores sanciones. Si el problema se extendiera y se llegase a acusaciones por insolvencia punible, las multas podrían llegar a los 600 000 euros.

Otra posibilidad es que se hayan registrado las cuentas anuales en el plazo establecido. Pero se haya descubierto posteriormente que hay algún error en ellas. En este caso hay formas establecidas para poder subsanar los errores detectados. Si se trata de un fallo contable habrá que realizar una nueva Junta General. Y aprobar las nuevas cuentas con las correcciones necesarias.

Tras esto se podría llevar al registro en el que quedarían ambos documentos depositados. Si se tratarse de un error de transcripción se podría presentar una certificación administrativa que indique el fallo y su corrección. Esta se podría registrar para que quedara depositada.

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