Asesoría fiscal
Libros contables, ¿Por qué son importantes?
Todos los empresarios están obligados a llevar una contabilidad ordenada cronológicamente que permita llevar el seguimiento de su actividad comercial y a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Para ello existen los libros contables regulados por el Código de Comercio y en los que se recoge toda la información financiera y económica de la empresa. En este artículo de MATION hablamos sobre ellos.
¿Qué son los libros contables?
Los libros contables son documentos e informes que se obtienen de la contabilidad de una empresa o sociedad mercantil durante un período de tiempo determinado y que se han de legalizar en los tiempos previstos por la normativa con el objetivo de sellarlos y que no se puedan modificar posteriormente.
Las personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades están obligadas a llevar la contabilidad, deben legalizar sus libros contables y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del lugar del domicilio de la empresa.
En cambio, las personas físicas y autónomos en régimen de Estimación directa normal o simplificada no deben llevar la contabilidad y no están obligadas a legalizar los libros contables ni a presentar las cuentas anuales.
Estos libros se deben conservar durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.
El plazo de presentación de los libros contables obligatorios es de 4 meses desde el cierre de su ejercicio contable. Así pues, si una empresa finaliza su año contable el 31 de diciembre tiene como plazo máximo el 30 de abril para presentarlos
Con la nueva Ley 14/2013 se estableció, como requisito, presentar y legalizar los libros obligatorios de manera telemática en el Registro Mercantil a través de la página del Colegio de Registradores.
Para ello es necesario tener una firma electrónica, registrarte como usuario del Registro Mercantil y contar con el programa Legalia que se puede descargar gratuitamente desde la página web.
Tipos de libros contables
Hay dos tipos de libros, los que son obligatorios y los voluntarios. Veamos ahora detenidamente qué se recoge en cada uno de ellos.
Libros contables obligatorios
Los libros obligatorios son aquellos, que por ley, se deben legalizar a traves del Registro Mercantil para hacer públicas sus cuentas. - Libro Diario y Libro de Inventario
Deberá estar sellado en todas sus páginas y presentado en el Registro Mercantil a través del portal online mencionado anteriormente. Estos datos serán posteriormente trasladados al Diario Mayor, donde se plasmará la información separada por cuentas.
- Cuentas Anuales
- El balance, donde figuran el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
- La cuenta de pérdidas y ganancias donde se refleja el resultado del ejercicio, separando los ingresos y pérdidas.
- Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
- Un estado de flujos de efectivo, donde se detallan los cobros y los pagos realizados por la empresa
- La memoria, amplía y completa la información de los demás documentos.
Están obligados a presentar dichas cuentas las Sociedades de Responsabilidad Limitada, las Sociedades Anónimas, las Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los Fondos de Pensiones y en general aquella empresa que esté en la obligación de hacer públicas sus cuentas.
Libros contables voluntarios
Estos libros, pese a no ser obligatorios, sirven de apoyo para llevar una contabilidad de la empresa por lo que muchas veces conviene tenerlos en cuenta. Dependiendo del tipo de negocio que tengas, te convendrá un libro u otro. A continuación detallamos los libros voluntarios más comunes.- Libro Mayor
- Libro auxiliar de Movimientos
- Libro de Caja. En este libro se plasma el control de entradas y salidas del efectivo.
- Libro de Clientes. En él se anotan las cuentas de cada cliente, concluyendo si es deudor o acreedor.
- Libro de Proveedores. Se anotan las cuentas de cada proveedor, incluyendo los movimientos de “Debe” y “Haber”.
- Libro de Banco. Se anotan los movimientos que se realizan en cada cuenta bancaria, incluyendo los pagos e ingresos.
